¿Para qué sirve el CRM en las startups?

Por Andrea Gil

CentralStationCRM

Cuando se tiene una startup y se está en sus inicios, son muchos los miedos y riesgos los que se deben correr. Sin embargo, a la hora de invertir en tecnología, son otros factores los que influyen en esta decisión. La mayoría no lo hacen porque no lo ven necesario o porque creen que es un lujo que sólo las empresas con mucho capital, pueden darse.

La verdad es que la tecnología está al alcance de todos y es necesaria a la hora de emprender. Muchos de los primeros contactos comerciales se logran gracias al circulo cercano de amigos y familiares. La información que se va obteniendo, se va guardando en el celular o en una base de datos de excel. Sin embargo, pasado unos meses, es normal que ya no se sepa quién era esa persona y qué quería exactamente; la base de Excel no fue actualizada correctamente porque nunca se tuvo a la mano y encontrar ese contacto ya no es tan fácil. Este es el momento en el que un sistema CRM se vuelve indispensable.

Con un sistema CRM las empresas podrán recopilar toda la información relacionada con el cliente en un sólo lugar: todos los datos del contacto, las conversaciones por correo electrónico, notas, proyectos, citas, tareas, calendarios, entre otros. Además los demás socios y trabajadores podrán tener acceso a la información, gracias a que todo el trabajo se encuentra en esta base de datos central. En un minuto, es posible ver cuál de los compañeros habló con el cliente, a qué acuerdo llegaron y qué propuesta fue enviada.

¿Qué requisitos debe cumplir un sistema CRM cuando se emprende?

Cuando una startup busca un sistema CRM debe buscar uno que no sea muy costos y que esté diseñado a la medida para empresas pequeñas. Por supuesto se debe pensar en grande, pero no se compra un vestido XL pensando que algún día se crecerá. Cuando se está emprendiendo o sé es una empresa mediana, entonces lo más recomendable, es utilizar herramientas tecnológicas que cubran las necesidades básicas y escoger paquetes que se ajusten a los ingresos de la empresa. 

1. Diseño sencillo y uso fácil

En las empresas medianas y pequeñas nadie tiene tiempo, ni dinero para días de inducción y formación, sobre todo porque el manejo del software debe ser una herramienta intuitiva y práctica. En las empresas grandes con expertos en CRM puro esto es diferente, pero para una startup hay que entender el sistema CRM después de una hora, de lo contrario no es bueno. Los beneficios deben ser evidentes de inmediato, si no, lo mejor será deshacerse de este cuanto antes.

2. Información siempre a la mano

Los avances tecnológicos permiten contar con sistemas basados en la web y en el Software as a Service (SaaS). Esto significa que no se necesita instalar el software localmente, lo que resulta bastante práctico, ya que sólo es cuestión de conectarse a un sitio web a través de cualquier navegador para tener acceso a toda la información que se necesite. Estas soluciones en la web hacen que el software sea independiente del dispositivo o sistema operativo, por lo que podrá ser utilizado desde Windows, Mac, tablet o Smartphone. Mientras se tenga conexión a internet, se podrá acceder la información en cualquier momento y en cualquier lugar.

3. Segmentación de los públicos

A la hora de aplicar estrategias de comunicación y marketing es importante saber el tipo de público al que van dirigidas. Por lo que un paso del sistema CRM debe permitir la categorización de los contactos. Si una startup quiere, por ejemplo, implementar una  táctica de email marketing, entonces, es importante que sepa si el mensaje va dirigido a clientes potenciales, a clientes en determinada ciudad o a posibles clientes; lo que es realmente muy fácil de lograr, si el sistema CRM cuenta con la opción de etiquetas.

4. Servicio básico y rápido

Un diseño sencillo no sólo facilita el software, sino que también lo hace más rápido y mejora la calidad de los datos. Este será más rápido porque no cuenta con funciones innecesarias que atrasen el proceso de carga o que consuman más datos de lo necesario. Así que a la hora de elegir un sistema CRM, es mejor inclinarse por uno diseñado para cubrir las necesidades básicas y no una reducción de un software para empresas grandes.

5. Costo moderado

En el mercado se podrá encontrar sistemas de CRM de todos los precios, colores y tamaños, los hay de muy buena calidad desde 19€ al mes. Los precios de los CRM varían según el número de usuarios, la capacidad de almacenamiento y el número de clientes que almacenen. Sin embargo, lo aconsejable es no dejarse amarrar por ningún tipo de contrato del cual no se pueda salir fácilmente.

Si apenas se está emprendiendo y se tienen pocos clientes, entonces lo mejor es empezar con un Paquete Startup, un paquete totalmente gratuito ilimitadamente, diseñado para esas personas que apenas están iniciando en el mundo del emprendimiento y necesitan a toda costa empezar a gestionar con un sistema de calidad y de la mejor manera las relaciones con sus clientes.

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