Organizar el tiempo es tan vital como tenerlo

Que el tiempo se escurre como arena entre las manos; que el tiempo es dinero; que el tiempo que se desperdicia ya no vuelve. Hay muchas asociaciones en relación al tiempo, contado en días, horas, minutos o segundos y todas coinciden en su importancia para no desaprovecharlo.

En el seno de una empresa, pensar cada minuto como una materia prima necesaria para la productividad y eficacia implica organizar y medir las tareas asignadas al personal. De allí que contar con un cronograma es clave para optimizar los recursos humanos y materiales dentro de una organización.

En la actualidad para realizar un Cronograma empresa existen herramientas y soportes digitales que hacen de este instrumento un modo eficaz y, en algunos casos, dinámico, y hasta entretenido, para asignar tareas que impliquen un desafío no solo para la labor individual sino también para el desarrollo colectivo.

Una importancia mitológica

Hijo de Urano y de Gea, Cronos era el más joven de los doce titanes en la mitología griega. Su función estaba muy atada a la importancia de los periodos de las cosechas lo cual implicaba un aprovechamiento del tiempo natural, regido por el Sol y la Luna, a fin de potenciar la obtención de frutos dentro del calendario.

Desde aquel origen mitológico en Grecia hace miles de siglos, luego replicado en Roma por el Dios Saturno, la raíz de su simbología permanece intacta. El tiempo continúa siendo el motor de las sociedades modernas: ente abstracto pero que puede sentirse en las ansiedades y temores que nos gobiernan de allí la importancia de organizarlo.

Ya sea en grandes instituciones o en pequeñas compañías, un cronograma de trabajo, es decir representarlo gráficamente, permite no solo ajustar tareas administrativas del día a día sino que posibilita orientar procesos productivos de más largo alcance. De esta forma, los sucesos coyunturales junto a la materia estructural se resumen en una sola pieza organizativa.

Gráfico de situación

A diferencia de un organigrama clásico, el cronograma está enfocado en los tiempos y plazos que existen para realizar determinadas actividades. De allí se desprende que tiene que ser lo más realista posible: más que una intención ideal debe resumir un estado de situación.

Es importante destacar que un Cronograma empresa debe ajustarse a las prioridades y objetivos que cada compañía persigue de acuerdo a su misión. También deben considerarse con certeza los recursos con que se cuenta a fin de poder sintetizar algunos ejes claves. como las tareas a definir, fechas de entrega, qué recursos serán usados para tal fin, las relaciones entre actividades y los responsables de cada tarea.

De esta forma, cada  tarea asignada debe resumirse en pocas palabras, de manera sencilla, indicando un hecho concreto. Por ejemplo: desde “comprar resmas para la fotocopiadora” hasta “realizar balance trimestral de egresos”. No más que cinco palabras que dejen sentado qué es lo que se pretende.

El complemento de esta formulación es indicar el plazo o deadline, a modo de comienzo y final de la tarea asignada para que la incertidumbre no genere demoras en el resto de la organización Es muy probable que haya tareas que se superpongan o requieran del final de otras tareas, por ello es necesario dejarlo asentado en el cronograma según criterios establecidos.

De acuerdo a su grado de autonomía cada tarea puede ser visualizada según estos patrones: Fin-comienzo; Comienzo-comienzo; Comienzo-fin; Fin-fin.

Tipos de cronogramas

Cada cronograma se presenta como una entidad cerrada en cuanto a fijar tareas y responsables. No obstante implica un seguimiento y debe tener la flexibilidad necesaria para que pueda ajustarse ante cualquier eventualidad. Para ello lo mejor  es contar con herramientas digitales que posibiliten realizar los retoques necesarios sin dañar la matriz del cronograma.

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